Ci-dessous les réponses apportées aux questions posées par un soumisionnaire.

1. Sur la structuration de la réponse et l’allotissement

Le cahier des charges décrit un périmètre fonctionnel très large couvrant le cœur ERP (Finances, Achats, RH), la Gestion Électronique des Documents (GED) et la Gestion de la Relation Client (CRM).

Question : Est-il autorisé de présenter une réponse sous forme de lots séparés (ex: Lot 1 : ERP / Lot 2 : GED / Lot 3 : CRM) avec des solutions expertes interconnectées, ou la soumission doit-elle obligatoirement porter sur une offre globale et monolithique couvrant l’intégralité du périmètre ?

Réponse : Le cahier de charge prescrit au point 10.1 « Allotissement » un lot unique composé des modules de base et de quatre modules complémentaires dont les détails ont été demandés séparément et distinctivement.

N.B : Le soumissionnaire doit obligatoirement proposer les modules complémentaires sous peine de voir son offre être rejetée.

Afin de faciliter l’analyse des propositions, chacun des modules complémentaires devra faire l’objet d’une proposition séparée (licences et prestations).

2. Sur le module de Gestion des Placements Financiers

Le cahier des charges mentionne des exigences spécifiques concernant la gestion des placements (valorisation, calcul de duration, convexité).

Question : Ce module doit-il s’entendre comme un outil de gestion comptable et de suivi des placements (Middle/Back Office), ou attendez-vous une véritable solution de salle des marchés (Front Office) avec des calculs financiers complexes intégrés nativement à l’ERP ? En cas de non-couverture native par l’ERP, le développement d’un module spécifique interfacé est-il accepté ?

Réponse : Ce module se veut comme un outil de gestion comptable et de suivi des placements (Middle/Back Office), avec un module externe spécifique interfacé pour les calculs financiers complexes. De plus, le module de gestion des placements devra générer automatiquement les écritures comptables

et prendre en compte les fonctionnalités citées dans le cahier des charges.

3. Sur le périmètre de la Gestion des Espaces Locatifs

Il est fait mention de la gestion du patrimoine immobilier et des espaces locatifs.

Question : S’agit-il de la gestion interne de l’occupation de vos propres locaux (salles de réunion, affectation des bureaux), ou d’une véritable activité de gestion locative commerciale envers des tiers (gestion des baux, facturation des loyers, suivi des vacances) ?

Réponse : il s’agit de la gestion locative commerciale par immeuble (Réservation, gestion des baux, facturation des loyers, suivi des vacances, suivi du paiement)  et par type de location constitué :

–       des appartements

–       des bureaux et parking

–       d’espace pour enseigne

–       de salles de réunion

–       d’autres locations éventuelles

et la gestion en interne de nos propres salles de réunion et les affectations des bureaux.

4. Sur le périmètre de la e-Caisse

Question : Pour le module e-Caisse, combien de sites distants (ou points de vente) sont concernés par cette gestion décentralisée ? Des fonctionnalités spécifiques telles que la gestion de cartes de fidélité ou l’encaissement hors-ligne sont-elles un prérequis absolu ?

Réponse : il n’y a pas de sites distants pour le moment. Actuellement, il  y a une caisse principale et une caisse de menues dépenses à gérer.

Votre proposition devra nous permettre de créer autant de caisses que nécessaires.

La gestion des cartes de fidélité (l’encaissement hors-ligne) ne fait pas partie de notre périmètre fonctionnel.

L’encaissement doit être un encaissement en temps réel avec la génération des écritures comptables correspondantes.

5. Sur l’équipe projet exigée

Le point 8.4 du cahier des charges exige la mobilisation d’une équipe complète (Chef de projet, 5 consultants seniors, 2 profils techniques) en présence continue pendant 12 à 15 mois.

Question : Cette exigence de « présence continue » doit-elle s’entendre comme une présence physique à temps plein (100%) sur le site de la CRRAE-UMOA pour l’ensemble des membres de l’équipe, ou s’agit-il d’une mobilisation continue sur le projet, avec une alternance possible entre présence sur site (phases clés) et travail en back-office, selon la méthodologie de déploiement proposée ?

Réponse : Il s’agit d’une mobilisation continue sur le projet, avec une présence physique sur site en cas de nécessité.

De plus, l’offre financière à la page 56, 6^ème puce indique de préciser  « les profils des intervenants mobilisés pour chaque phase ».

Pour une phase mentionnée dans votre proposition de planning, la présence effective sur site des profils mentionnées pour cette phase, au moins,  est obligatoire.